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Comunicación y Colaboración Unificada dentro de un Huddle Room

Huddle-Room-CrestronLa manera en que la gente se reúne y su forma de trabajar está cambiando y un  tema tecnológico en boga en nuestros días son los Huddle Rooms[1]. Aquí discutiremos sobre las necesidades de los usuarios finales y los requisitos de TI para los espacios de reuniones de pequeñas empresas o salas de reunión exprés.

Existen tres factores clave detrás de estos cambios.

1. El primer factor es la gente, los empleados.

Los millennials componen más de la tercera parte de la mano de obra en Norteamérica. Y estos trabajadores más jóvenes tienen diferentes prioridades. Buscan algo más que dinero. Ellos quieren hacer una diferencia. Contribuir. Y prosperan en ambientes menos formales.

2. El segundo factor es el ambiente corporativo.

Hoy en día, los clientes esperan más que nunca, soluciones inmediatas e integrales. De hecho, también los empleados piensan así. Para mantener a estas personas felices, las empresas tienen que trabajar más rápido. Resolver problemas en tiempo real.

3. El tercer motor es el avance en tecnologías y dependencias.

Hoy la gente siempre está conectada. Para muchos, su tecnología es una extensión natural de su persona.

Pensemos en esto:

– Hoy existe más gente que posee un teléfono celular que un cepillo de dientes.

– Una la persona promedio revisa su teléfono celular 110 veces al día – y tan a menudo como cada 6 segundos en la noche, antes de dormir.

Parece increíble.

Desafortunadamente, el entorno AV típico de la empresa no está listo para abordar estos nuevos requisitos.

La mayoría de las empresas no tienen suficientes salas AV para apoyar la fuerza de trabajo altamente colaborativa de hoy en día. Y los espacios que tienen son a menudo anticuados.

Para abordar estos problemas, muchas organizaciones buscan habilitar sus salas de reuniones pequeñas. Genéricamente se denominan Huddle Rooms, Huddle Spaces, Teamback Rooms

HuddleRoom_TW

Estas salas de reunión exprés suelen tener 6 o menos personas. Son menos formales que los salones más grandes. Y su diseño ayuda a tener reuniones rápidas, discusiones y sesiones de resolución de problemas.

Algunas estimaciones señalan la existencia de entre 30 y 50 millones Huddle Rooms en el mundo. Y este número seguirá creciendo exponencialmente. Y sin embargo la mayoría de estas salas no están preparadas para la comunicación y colaboración unificada.

 

A diferencia de las salas de reuniones más grandes, los Huddle Rooms tienen requisitos relativamente básicos.

Primero – los Teamback Rooms deben soportar audioconferencia. Debe ser fácil para los usuarios hacer una llamada telefónica multipunto, sea a través de líneas convencionales o de enlaces IP mediante softphones.

En segundo lugar – debe ser sencillo para los usuarios presentar el contenido en una sala Huddle. Mejor incluso – los usuarios deben ser capaces de compartir contenido de forma inalámbrica desde sus dispositivos personales, así cualquier ejecutivo, empleado o cliente podría enviar gráficas, fotos, documentos o tablas de Excel desde su iPad o iPhone hacia un display o proyector, de manera instantánea. Esto se denomina BYOD (Bring Your Own Device).

En tercer lugar – la mayoría de las salas de reunión exprés deberían soportar videoconferencia. El video se ha convertido en la herramienta de comunicación ubicua en nuestros días. Permite ver y oír a nuestros interlocutores no importando si se encuentran del otro lado del planeta. Los Huddle Rooms deberían facilitar la videoconferencia a través de sistemas como Skype for Business o Videoxio, por ejemplo.

 

Huddle Rooms, facilidad ante todo

La tecnología de salas de reunión debe ser fácil de comprar, de bajo costo, fácil de instalar y fácil de administrar. Mientras que una gran sala AV personalizada puede tardar meses en instalarse, una solución Huddle Rooms puede tomar horas – o incluso minutos para instalar.

Productos clave:

Colaboracion-UnificadaVideoxio: Software para videoconferencia

Crestron Mercury CCS-UC-1, sistema de conferencia todo en uno; una consola que permite audio y video conferencia, presentaciones multimedia BYOD y colaboración web

https://www.crestron.com/products/model/CCS-UC-1

Crestron AirMedia AM-101, hardware para compartir contenidos de manera inalámbrica

http://www.crestron.com/microsites/airmedia-mobile-wireless-hd-presentations

Crestron HD-MD-400-C-E, Escalador HD con conmutación matricial automática HDMI y extensor https://www.crestron.com/products/model/HD-MD-400-C-E

 

En Multimedia hemos realizado distintos proyectos donde hemos implementado  sistemas AV y redes dentro de espacios corporativos. Podemos hacer que tus salas de reunión y Huddle Rooms respondan a las necesidades de productividad y modernidad que tu empresa necesita. Encuéntranos en www.multimedia.com.mx

[1] Texto con información del video Adding Collaboration to the Huddle Room de Wainhouse Research: https://www.youtube.com/watch?v=aaFUw7mO-4w

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