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Los 10 Mandamientos de la Videoconferencia 1era Parte.

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Establecer comunicaciones remotas a través de video es ya un tema obligado en las corporaciones que necesitan estar conectadas con sus empleados, ejecutivos, socios y clientes, así que más vale ir acostumbrándose a un comportamiento adecuado en las juntas virtuales.

He aquí los primeros cinco mandamientos para todos los que hacen uso de esta maravillosa herramienta que ha estado beneficiando ya, a empresas y organizaciones que ya la han implementado en México y el mundo.

  1. Te prepararás. Si no lo haces, es seguro que fallarás. Debes estar seguro que todo funciona: tu cámara, tu micrófono, la red y la conexión entre tu dispositivo (smartphone, laptop, tablet) y el display. Haz esta revisión 15 minutos antes de tu junta. Ajusta la altura de la cámara, el volumen de las bocinas. Lleva tus apuntes por escrito. Ten a la mano pizarrón, pizarra electrónica o rotafolios, lo que puedas usar. No te vistas con camisas o blusas a rayas.

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2. No te distraerás. Si tienes sala de juntas, úsala, si hay huddle room, aprovéchalo. Reduce las distracciones, de preferencia usa una pared blanca o de color sólido como tu background, no te ubiques frente a una ventana o al menos emplea persianas. Si estás en la calle, haz la videollamada desde tu auto estacionado o en algún pasillo silencioso de un hotel, evita la cercanía de cafés y restaurantes. Si es posible súmate al sistema de audio (micrófono externo y bocinas) de la sala, pues ofrecen mucha mayor claridad, si no es puedes, al menos emplea una diadema. No uses tu silla para dar vueltas. No tomarás llamadas telefónicas ni estarás chateando en tus dispositivos. Ponle mute a las notificaciones de tus emails y de tus redes sociales.

Video-Interop

3. Sé claro y confirma. La videoconferencia es un medio que sustituye una reunión “física”, pero también puede tener sus inconvenientes: por alguna razón la gente no te escuchó, tu interlocutor no estaba viendo la pantalla, algún ruido provocó una distracción. Así que habla fuerte y claro, lleva un temario y confirma todo lo acordado antes de brincar a otro tema. Si estás compañía de alguien, no se secreteen, no se hagan señas, no sólo es de mal gusto, sino que mandarán códigos erróneos a sus contrapartes.

4. Ve hacia la cámara. Ubica la cámara en una altura y posición natural para los ojos mientras estés sentado. No todos podemos sostener la mirada a la cámara todo el tiempo, es cuestión de acostumbrarse. Un buen truco es colocar la cámara sólo por encima del filo superior de tu laptop, de esta manera tu cabeza no tendrá que levantarse y tus ojos harán un movimiento natural.

5. Toma notas. Algunos sistemas de videoconferencia permiten la grabación de las juntas, pero seamos honestos, ¿cuántos de nosotros vuelve a revisar una hora de videoconferencia? Al tomar notas por escrito, es preferible que lo hagas a mano, es mucho más rápido y no distraes a los concurrentes con los ruidos del teclado, ni con la lentitud a la hora de teclear y menos si tu dispositivo se vuelve lento por tener diversas aplicaciones abiertas.

En nuestro próximo post continuaremos con estos mandamientos básicos de la videoconferencia corporativa.

 

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