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5 razones para que tus empleados (NO) odien las juntas

By September 4, 2017Especialidad

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Las reuniones físicas y virtuales tienen un noble propósito: comunicar y todos tenemos claro que la comunicación resuelve problemas y genera productividad. Pero si el entorno no es el adecuado, las juntas pueden convertirse en tiempo perdido.


Tal vez no te hayas dado cuenta pero tus colegas pueden estar odiando las reuniones. Veamos algunas razones:

1. Desperdiciar mucho tiempo en la tecnología involucrada. En muchas ocasiones, la gente quiere mostrar fotografías, tablas de Excel o gráficos desde su computadora hacia el proyector de la sala y la conexión simplemente no opera. O hay problemas en aspecto de imagen o en resolución. O no hay salida de audio. O la red no conecta. Luego entonces hay que llamar al técnico de TI para que venga a arreglar los problemas. Todo esto se lleva 15-20 minutos. Se asume como pérdida de tiempo.

2. No llevar una agenda definida. Es importante que se calendarize una agenda y que los temas a tratar los conozcan todos de manera previa. Si los ejecutivos o directivos no saben de que tratará la reunión, no llevarán la información adecuada. Por otro lado, la agenda debe respetar un orden y tiempos asignados a cada tema, de otra manera es casi seguro que la agenda no se cumplirá, pues el tiempo se agotará.

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3. Darle vueltas a las conversaciones anteriores y no proponer algo nuevo. Si bien es cierto es importante ofrecer un preámbulo sobre la anterior reunión, el seguimiento de las tareas y objetivos de cada empleado debe hacerse a través de una plataforma de gestión de proyectos como Asana, Trello o Slack. Es la manera de ir revisando en tiempo real los avances de cada actividad. El correo electrónico no es conveniente para este seguimiento. La nueva junta debe planear nuevas estrategias y objetivos y no estar dando vueltas a lo “anterior”. Si algún ejecutivo no esta cumpliendo sus tareas, lo mejor es tener una reunión uno a uno para tomar cartas en el asunto.

4. No tomar decisiones claras y definidas. Basadas en una agenda, la reunión debe tener un propósito claro. Al final debe generarse una solución o plan de acción por cada tema tratado con asignaciones, deadlines y personajes responsables. Si los empleados no saben con exactitud que deben hacer, pasarán una o dos semanas y estarán a la espera de un correo o de la siguiente junta.

5. Tener juntas excesivamente extensas. Una junta eficiente no debería durar más de una hora. En casos extremos, dos horas pueden resultar realmente agotadoras y por ende deberían tener dos recesos. De otra manera, la gente empezará a usar sus dispositivos móviles para revisar sus redes sociales personales y ocupando su atención en cosas sin sentido.

Las reuniones debe jugar a favor de la creatividad y la productividad. Si directivos, empleados y ejecutivos ven la junta como un malestar, algo está pasando. Tú, como empresario deberías empezar a tomar cartas en el asunto, para que las reuniones sean realmente de provecho.

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