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¿Cómo utilizar las salas de reuniones virtuales?

Meeting of young business people in a modern office - Start up company, workers brainstorming

La forma en que las personas trabajan y colaboran ha cambiado mucho en los últimos años, especialmente debido a las innovaciones en la tecnología cloud y a la transformación digital.

La disponibilidad de otras herramientas de trabajo, como los teléfonos inteligentes y las tabletas, ha cambiado la forma en que las personas consumen, acceden y utilizan la información.

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Las reuniones visuales se han convertido en una forma sencilla de conectarse con sus compañeros de trabajo y pueden ahorrarle mucho tiempo en una vida ajetreada.

¿Qué es una sala de reuniones virtual?

Una VMR significa sala de reuniones virtual y es una “sala” digital alojada en la nube. La gente puede llamar a la VMR en cualquier momento a través de una URL estática que facilita invitar a la gente y unirse a la sala utilizando el mismo enlace cada vez.

Dado que está alojado en la nube a través de una red de video dedicada, un VMR puede ser accedido en cualquier momento por hasta 50 usuarios de video en diferentes dispositivos al mismo tiempo, con todo el mundo utilizando la red para un mejor rendimiento y calidad de video.

Y como no es necesario estar conectado para unirse a un VMR, es muy fácil invitar a casi todo el mundo, ya que se puede llamar a la sala desde cualquier navegador normal.
Las VMR también incorporan funciones de conferencia tradicionales, con la posibilidad de añadir códigos PIN tanto para los anfitriones como para los invitados. Añadir un PIN de anfitrión significa que los invitados se mantienen en una “sala de espera” hasta que el anfitrión se ha unido a la reunión y ha introducido el código. Con un PIN de invitado, los usuarios no pueden entrar en la habitación sin introducir el código correcto.

Los VMR incluso son compatibles con las audioconferencias tradicionales, de modo que los usuarios que no pueden utilizar el video para una reunión concreta pueden seguir participando a través de su teléfono.

El anfitrión de la sala puede controlar la experiencia de la reunión con algunas características clave:

  • Cierre la sala durante una reunión activa para evitar que los participantes se unan a ella.
  • Ver la lista de participantes e invitar a nuevos participantes desde el panel de control de la sala de reuniones.
  • Silenciar a participantes individuales o múltiples participantes
  • Desconectar al individuo o a todos los participantes

¿Cómo utilizarlo?

Siempre disponible y de fácil acceso

La mayor diferencia entre una sala de reuniones física y una virtual (VMR), es la disponibilidad. En la sala de reuniones virtual usted no tiene que programar una reunión para obtener acceso y todos pueden unirse de la manera más conveniente para ellos.
Puede tener la sala de reuniones abierta todo el día, para que sea más fácil compartir ideas cada vez que se le ocurran. Muchos de los clientes, así como muchos de los equipos de Multimedia Video (Videxio) utilizan los VMRs como una sala de reuniones que está abierta todo el tiempo. Esto hace posible que la gente pueda acceder a la sala de reuniones y compartir ideas cada vez que se hacen una idea.

Un VMR siempre estará abierto y es fácil entrar en la habitación compartiendo un enlace.

Compartir contenido: Comparte tu pantalla

Es posible compartir la pantalla desde el portátil a la VMR para que todos la vean. Tanto el anfitrión como los demás participantes en la sala de reuniones virtual pueden compartir su pantalla.

Por ejemplo, si desea mostrar una presentación en una reunión, hojas de cálculo y otros. La pantalla será visible tanto para las personas que se encuentren en la misma habitación que usted como para las personas que llamen a la VMR. Esto puede ahorrar tiempo porque no tiene que explicar cada detalle. En vez de eso, se lo muestras a ellos.

El poder compartir su pantalla con sus colegas hace de VMR una gran herramienta para tener entrenamientos y presentaciones para sus clientes.

Ya que también puede silenciar a los participantes, de modo que no se distraiga cuando la gente hable entre ellos o si no quiere que haya interrupciones en medio de su presentación. En resumen, poder compartir la pantalla es ideal para reuniones de equipo, demostraciones de productos y sesiones de formación.
Ideal para la gestión de crisis

Si de repente tiene que unirse a una reunión de emergencia no planificada, sería una lástima que todas las habitaciones estuvieran ocupadas. Y no olvidemos la molestia de programar las reuniones, reservar una sala y llamar a todos los interesados a una sala de reuniones.
El video puede adaptarse a situaciones en las que la planificación no es posible y hay que tomar decisiones. Una crisis puede ocurrir en cualquier momento, pero siempre hay una VMR disponible.
Hay cuatro pasos que puede seguir para crear un proceso robusto para gestionar mejor las situaciones de crisis utilizando una VMR:

  1. Cree tantas salas como necesite para diferentes propósitos y ocasiones
  2. Cree instrucciones para cada habitación; qué habitación usar bajo qué circunstancias y quién debe asistir.
  3. Decida quién necesita acceso, para que puedan unirse cuando estén listos (sólo tiene que proporcionarles la información de acceso una vez).
  4. Realice una reunión de emergencia ficticia para probar su sistema y asegurarse de que todo el mundo esté seguro de seguir sus procesos.

 

Accesible en cualquier dispositivo

Todos tenemos diferentes formas de trabajar. Algunos de nosotros preferimos unirnos a las reuniones en la oficina a través de un navegador web, un cliente de escritorio o una unidad de videoconferencia dedicada. Otros podrían tener una agenda muy apretada y querer unirse a una reunión sobre la marcha.

Se puede acceder a una VMR desde diferentes dispositivos y plataformas, tales como:

  • Navegadores web
  • Clientes de escritorio
  • Unidades de videoconferencia
  • Dispositivos móviles

Por eso, las VMR facilitan las videoconferencias y la videocolaboración a gran escala, ya que todos los participantes llaman al mismo lugar, sea cual sea su tecnología o dispositivo preferido.

 

Multimedia Video es la solución para salas de reuniones virtuales y videoconferencias basada en la nube. Se trata del socio comercial y tecnológico de Videxio en nuestro país. Visitanos para darte los pormenores y demás beneficios de estas herramientas que transforman la vida de las empresas: www.multimedia-video.com

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