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video-system-with-content-sharing (1)Usted puede pensar en una Sala de Reuniones Virtual (VMR) como si fuera una sala física: Todo el mundo sabe dónde está, tiene un nombre, y tiene algunas herramientas de colaboración y probablemente unas cuantas sillas y una mesa para sentarse a discutir. Casi siempre contiene una pantalla donde se puede compartir información, documentos, presentaciones y mucho más. 

Texto escrito originalmente por Gillian K. Dalslaaen en https://www.pexip.com/blog/what-is-a-virtual-meeting-room-and-what-are-the-benefits

Una sala de reuniones virtual es muy parecida. Pero en lugar de tener una ubicación física, tiene una dirección virtual en forma de URI (Uniform Resource Identifier), formateada como una dirección de correo electrónico. Esta dirección es única. Un VMR es un recurso estático personal, igual que su dirección de correo electrónico. Así que tal vez, si su dirección de correo electrónico es name@company.com, su VMR personal sería meet.name@company.com.

Pero, ¿cómo se usa y cómo se puede beneficiar de tener uno? 

¿Cómo se utiliza una VMR?

Un VMR de Pexip es una forma sencilla y sencilla de reunirse en video o audio, y en la que puedes compartir presentaciones y colaborar. Está siempre disponible y siempre accesible para reuniones ad-hoc o programadas. Y, como es un recurso estático con un nombre y una dirección únicos, es fácil invitar a la gente a participar. 

Puede acceder a una VMR desde casi cualquier tipo de dispositivo. Un sistema de videoconferencia, usando un navegador web, a través de los clientes Teams, Skype for Business, Google Hangouts  Meet, un teléfono inteligente o una tableta, un teléfono “convencional”, y de muchas otras maneras.

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Una vez en un VMR – y a menos que se llame por teléfono – se ven los otros participantes en la sala, como en una videoconferencia normal, o de nuevo, como en una sala de reuniones estándar. Los ponentes llaman la atención y ocupan “el escenario principal”, es decir, ocupan la mayor parte de la pantalla. Una fila de participantes anteriores y otros asistentes ocupan la parte inferior de la pantalla como pequeñas imágenes de video en miniatura.

Los asistentes están ordenados cronológicamente de izquierda a derecha en el orden en que hablaron o aparecieron en la sala de reuniones, con el más reciente a la izquierda.

El cambio cultural – cómo colaboran las personas y cómo cambian las expectativas 

La forma en que las personas cooperan y colaboran ha cambiado drásticamente en los últimos años. La disponibilidad de herramientas, impulsada en gran medida por la electrónica de consumo, como los teléfonos inteligentes y las tabletas, ha cambiado la forma en que las personas consumen información, dónde pueden acceder a ella y cómo. También con la colaboración visual y la forma de trabajar de la gente. Incluso los niños de hoy en día encuentran el uso de reuniones visuales simple y fácil a través del uso de Skype y FaceTime, y esperan comunicaciones visuales.

La cultura del trabajo es impulsada por esto. ¿Cuándo quieren reunirse y discutir? Ahora, cuando tengamos la idea, o más tarde, cuando la sala de reuniones de colaboración esté libre? Con un VMR, usted puede reunirse ad-hoc, cuando tiene algo que decir, y no estar limitado por la disponibilidad de la sala de reuniones y del sistema.

¿Cómo puedo compartir documentos o presentaciones?

Un VMR de Pexip permite compartir presentaciones desde numerosos dispositivos. Por supuesto, es imperativo que el dispositivo y el software al que se una también soporten el uso compartido.

Si usas Teams para unirte a la reunión de VMR, puedes usar la presentación integrada de Teams y compartir la pantalla para compartir una presentación que todos los demás en la reunión verán. Puedes hacer lo mismo desde Skype para empresas, desde varios endpoints de videoconferencia dedicados como Cisco, Sony, Polycom y muchos otros, o puedes hacerlo desde un navegador web como Google Chrome.

Si marca sólo audio por teléfono, también puede ver contenido compartido en su smartphone utilizando la aplicación Pexip, por ejemplo, cuando está de viaje, en un tren o en un lugar en el que no se admiten las llamadas de vídeo y Wi-Fi.

¿Cuál es la capacidad de una VMR? ¿Cuántas personas puedo tener en la habitación?

A todos los efectos prácticos, un VMR de Pexip puede albergar a un número ilimitado de personas y participantes. El diseño estándar de la pantalla de la reunión de VMR es que usted ve quién está hablando ocupando la parte principal de la pantalla, y con una fila de hasta siete miniaturas a través de la parte inferior. 

Si el número de participantes es mayor, tendrás un indicador que lo dice, en forma de participantes “+X”. Pexip también tiene un diseño que soporta hasta 21 pequeñas miniaturas, llamado Virtual Auditorium™, para aquellas reuniones más grandes donde los participantes son muchos.

Conclusión: puede utilizar las VMR de forma activa y para adaptarse a su forma de trabajar, y para impulsar los procesos de toma de decisiones cuando lo desee. 

Una Sala de Reuniones Virtual Pexip es simplemente una sala de reuniones en su bolsillo a la que puede invitar a los participantes de la reunión. Es su sala de reuniones personal y admite participantes de un número casi ilimitado de dispositivos y puntos finales. Puedes usarlo para compartir presentaciones, colaborar y conocer gente.

Como lo harías en una sala de reuniones normal. 

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