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Por Sergio Gaitán, director de GME Aprendizaje

Un proyecto es una serie de tareas temporales emprendidas para crear un producto o servicio único, que en nuestro caso se trata de la implementación de sistemas electrónicos. El proyecto inicia cuando se da la aprobación por parte del usuario y tiene cinco etapas: planeación, inicio, ejecución, control y cierre.

Desde el punto de vista del usuario, la entrega es el momento clave. Por una parte, se confirma que lo que se ofreció en la propuesta o en la descripción de funcionalidad se cumpla, dentro del tiempo esperado y con la calidad especificada.

Para que la entrega de un proyecto sea exitosa hay varios puntos que se deben cumplir, mencionamos cada uno por separado:

—El primero es contar con una descripción de lo que el sistema hace (conocido como definición de alcances), de lo contrario no podremos confirmar si la funcionalidad identificada en etapas tempranas se da o no.

—Un listado de equipos que confirme que lo ofertado fue instalado

—Un juego de planos que muestren la ubicación de equipos

—Un juego de diagramas de interconexión, sin esto el servicio y mantenimiento será considerablemente mas difícil o costoso.

—Uno de los puntos complicados es la programación de los equipos que lo requieren para funcionar de acuerdo a como se especificó en el proyecto, hay compañías que lo consideran de su propiedad intelectual (y que lo que el usuario para o compra es el derecho de uso de esa programación, algo similar a lo que sucede con los programas para computadoras en oficinas, el programa es propiedad de su desarrollador, y lo que obtienes por el pago es una licencia de uso por un periodo especificado de tiempo, lo que haga con el programa pasa a ser de su propiedad intelectual, pero no el programa en el que el documento u hoja de texto fue creado). Es aconsejable definir esto desde las etapas más tempranas del proyecto.

Idealmente se entregarán los manuales de fabricante de todos los equipos. Los controles remotos y accesorios de los equipos empacados en una caja de plástico y preferentemente ubicados cerca de los equipos, para facilitar el mantenimiento.

Y finalmente un documento donde se detallen las condiciones de la garantía (esto es importante, porque en caso de falla de un equipo las condiciones son establecidas por el fabricante y en caso de algún detalle en la instalación, configuración o calibración le corresponde al integrador).

La clave para la entrega de un proyecto es que todo lo hay detrás y sucede antes de la entrega se dé en tiempo y forma. Nos referimos a una buena metodología para identificar las necesidades del proyecto, una descripción lo suficientemente detallada para que alguien que no es técnico entienda qué va a hacer el sistema y cómo va a funcionar y un buen proceso de administración del proyecto que ayude a que éste permanezca controlado, dentro de los tiempos esperados y apegado al presupuesto.

Como conclusión podemos decir que el principal diferenciador entre compañías especializadas en sistemas integrados es conocer sobre sus procesos, sus métodos de control, la entrega de reportes y la comunicación entre los involucrados. La entrega de un proyecto es el reflejo de una serie de acciones previas que fueron correctamente implementadas, si en algún momento del proyecto (especialmente al principio) suceden desapegos, es necesario poner mucha atención, de lo contrario la entrega del proyecto cumpliendo las mejores condiciones estará en riesgo.

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