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¡Compórtate! 21 consejos para ser profesional en las reuniones virtuales

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  1. Vístete. No porque estés en tu casa, significa que debes traer pijama o pants todo el día. Tu rutina de higiene y de presentación debería apuntar a un vestuario acorde al nivel de la junta por video. Para reuniones con clientes: camisa o blusa y pantalón de vestir o falda. Todo con toque casual y cómodo. Para reuniones con tu equipo interno podría ser más relajado, pero nunca en calzones, shorts, chanclas o pants deportivos.

  1. Ubicación. Es cierto que no todos tenemos un despacho o una oficina privada en casa, pero tienes que encontrar el mejor lugar para hacer tus videollamadas: el menos ruidoso, el mejor iluminado y en aquel donde tu familia (o tu roomie) respete el entorno laboral.
  2. Batería. Es una pena que una reunión se termine intempestivamente porque la batería de tu iPad, laptop o smartphone ha muerto. Eso es un descuido y no una circunstancia. Carga siempre tus dispositivos al máximo y si es posible, ejecuta tus reuniones siempre con los equipos conectados a la corriente.
  1. Prueba tu internet. Recuerda que el ancho de banda se consume y se divide entre los dispositivos conectados en tu hogar a la vez. Si estás en videoconferencia y tu pareja está viendo películas en Netflix y tus hijos jugando videojuegos online y alguien más descargando videos de YouTube, ten por seguro que tu red va a colapsar. Es necesario priorizar y jerarquizar tareas digitales y virtuales.
  1. Prueba tu equipo. Antes de iniciar tu reunión virtual, asegúrate que la cámara opera correctamente, que el micrófono capta tu voz y que las bocinas (o audífonos) funcionan sin contratiempos. Todas las plataformas de colaboración permiten hacer este ejercicio de verificación antes de entrar “a escena”.
  1. Cuando pruebes tu equipo, asegúrate de encuadrar la toma de video para que los asistentes puedan verse de la mejor manera posible. Revisa tu cámara primero para ver cómo te verías durante la llamada. Asegúrate de que el ángulo de la cámara no sea demasiado bajo; nadie quiere ver tu nariz y no quieres que se vea tu enorme papada.
  1. Haz que la cámara esté lo más cerca posible del nivel de los ojos. Evalúa la iluminación para asegurarte de que tu cara está bien iluminada y evita la luz de fondo. Si estás sentado frente a una ventana lo más probable es que tengas una sombra sobre tu imagen, así que intenta evitarla si es posible. Nunca te ubicas con el sol detrás tuyo, el efecto contraluz hará que se oscurezca por completo tu rostro.
  1. Los nuevos fondos de pantalla para Zoom o Teams son muy graciosos, pero distraen demasiado. Sé prudente.
  1. ¿Vas a compartir fotos, tablas o documentos? Prepárate y aprende cómo hacerlo desde la plataforma que usas. Una búsqueda en Google o Youtube te podrá mostrar el procedimiento.
  1. El ruido es el enemigo número uno de las juntas virtuales. Evítalo a toda costa. Probablemente tú seas la fuente del ruido y no te das cuenta.
  2. Una vez dentro de la aplicación de videoconferencia, encuentra el botón de “mute” o silencio para el micrófono. Es imprescindible aprender a usarlo. Si no eres el moderador o el presentador principal, todo el tiempo tu micrófono debería estar en mute y solo activarlo cuando hables o comentes al respecto de la junta. Vuelve a poner el “mute” cada vez que acabes una intervención.
  1. Pon atención exclusiva a la conferencia y no ejecutes multitasking. Es una falta de respeto y una distracción enorme para todos los demás, ver y escuchar que estás atendiendo otros asuntos u otras llamadas, máxime cuando no usas el botón de mute. Respeta a tus colegas.
  2. No te escabullas, no huyas de una reunión. A menos que sea una emergencia no deberías apartarte de una junta, y si fuese el caso, avisa en el chat. Sé considerado.
  1. Vigila tus conductas no verbales si tu video está encendido y estás en una llamada profesional o en una clase. No te estés moviendo, distraes a la audiencia. Tampoco muevas tu laptop o tu dispositivo. Esos “paneos” marean. Si forzosamente tienes que hacer la videoconferencia desde tu teléfono, encuentra una base o soporte donde esté fijo, de otra manera, si lo traes en la mano harás movimientos involuntarios que causan desorientación para los demás. Sé cuidadoso.
  1. Habla siempre claro, pausado y en voz alta. Imagina que estás en un salón y que deben escucharte todos. Los susurros o los discursos a gran velocidad son causas de malos entendidos.
  1. Mirar a la cámara puede simular el contacto visual, por lo tanto, te hace parecer enfocado y comprometido. Por naturaleza, tendemos a mirar a la persona que habla en tu pantalla, lo que tampoco está mal, pero tomar un momento para mirar a la cámara mientras hablas mantiene la energía porque entonces estás “atento”.
  1. No grabe la reunión a menos que todos sepan que lo está haciendo y hayan aceptado ser grabados.
  1. Empieza la reunión a tiempo y terminada puntualmente. No te excedas.
  2. Prepara la agenda y cumple con ella. Es importante que la reunión se límite a los propuesto y no divague en otros temas que no fueron acordados.
  1. Recuerda, piensa en una videollamada como una reunión cara a cara. Aunque no tengas qué conducir o caminar a la reunión, debes ser profesional mientras estás en la llamada. Si no haces algo en una reunión cara a cara, no lo hagas en una videoconferencia.
  1. Sonríe.

 

 

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