Colaboración es un término de moda, como lo fue “Pensar fuera de la caja” o como lo es “innovación”, así que más allá de seguir tendencias sin sentido, sería realmente importante asimilarla como un proceso de contribución; es la creación a partir de la reunión.
Con la tecnología desatándonos de las trampas tradicionales de la oficina, las organizaciones se están dando cuenta de que las instalaciones deben ser diseñadas para que la gente pueda colaborar. La colaboración permite compartir rápidamente el conocimiento, aumentar la eficiencia del flujo de trabajo, los compromisos estratégicos y el sentido de comunidad.
Si en el proceso interno de establecer relaciones dentro de una empresa dejamos de lado el juego del “éxito” (que tiene como opuesto al fracaso) y buscamos las maneras de hacer contribución (la cual no tiene un opuesto), entonces nos podemos centrar en objetivos y visiones compartidas desde la perspectiva de la contribución para una máxima eficacia.
He aquí 10 mandamientos para que la colaboración en tu empresa sea realmente efectiva y productiva:
- Sé explícito. Nunca digas “haremos X cosa” porque entonces nunca sucederá. Siempre que haya un tema de seguimiento, indique la persona responsable y la fecha de vencimiento.
- Aprende a manejar el conflicto. Considerado una disfunción corporativa, el miedo al conflicto frena las acciones y aleja el cumplimiento de objetivos. El conflicto es importante – manejarlo con destreza puede exponer problemas importantes, ayudar a los miembros del equipo a mejorar su desempeño y acercar a las personas.
- Crea un espacio de trabajo en línea, juntos: No haga que su espacio de trabajo en línea sea responsabilidad exclusiva del asistente administrativo. En su lugar, trabajen en equipo para identificar la estructura y aprender el software de colaboración. Este proceso conjunto conducirá a una mayor adopción y a una mayor rendición de cuentas.
- Haz preguntas, no supongas. Hacer preguntas en lugar de hacer suposiciones y escuchar activamente a los miembros de su equipo no sólo puede crear una cultura de camaradería, sino que también proporciona transparencia en sus responsabilidades y expectativas. También puede reducir los niveles de estrés y las tensiones que a veces pueden surgir cuando se trabaja en estrecha colaboración con otros.
- Sé confiable. Tener un grupo de personas con diferentes ambiciones y egos significará que todos no siempre estarán de acuerdo. La fiabilidad crea confianza, y sin ella, realmente no tienes un equipo, sólo tienes un montón de gente trabajando juntos a regañadientes. Ser parte de un equipo significa tener que depender de otros para que cumplan con su parte del trato. El éxito de un equipo depende de los esfuerzos y de la contribución de todos sus miembros. Este es especialmente el caso de los equipos que tienen miembros que trabajan a distancia.
- Utiliza la tecnología y aprovéchala. Las razones para utilizar las herramientas de colaboración son bastante sencillas. Como elemento vital de la colaboración efectiva en el lugar de trabajo, ofrecen a su equipo una solución centralizada donde todo el trabajo del proyecto puede ser anunciado, compartido, actualizado y ejecutado.
- Emplea la nube. La comunicación y la colaboración son ahora más fáciles que nunca gracias a la tecnología de la nube. Los empleados pueden acceder y utilizar los datos dondequiera que haya una conexión a Internet, lo que les permite trabajar desde casa, en la carretera o incluso en el extranjero. Afortunadamente, beneficiarse de la nube no requiere un enfoque de todo o nada. En cambio, la adopción de una estrategia de cloud híbrida le permite integrar la cloud pública con sus soluciones locales. Sin sacrificar la seguridad ni la simplicidad, puede utilizar esta estrategia para aprovechar el poder de colaboración de la nube y romper las barreras entre los equipos.
- Deja que la gente piense sola. No todo se resuelve con juntas. La concentración y el flujo son tan importantes para el lugar de trabajo como la colaboración. Del mismo modo que se deben intercambiar ideas, también debe haber tiempo y espacio para la creación de nuevas ideas, lo que se hace mejor solo. Lograr ese equilibrio puede lograrse en gran medida mediante el diseño estratégico de la oficina, que luego se extiende a la cultura de trabajo de la organización. Las personas son más creativas cuando disfrutan de privacidad y libertad de interrupción.
- Usa la videoconferencia. En la moderna fuerza de trabajo móvil, las videollamadas, el uso compartido de la pantalla, las salas de reunión virtuales y el chat en línea como lo que ofrece Multimedia-Video son las piedras angulares de la colaboración. Mientras que uno no es mejor que el otro, puede ser desalentador encontrar la mejor manera de facilitar una colaboración efectiva y productiva cuando nadie está bajo el mismo techo; hacer que los empleados colaboren virtualmente es similar a hacerlo en persona, lo que significa que tiene las herramientas y habilidades, sólo tiene que usarlas de forma diferente.
- Desata el poder del software. Hoy día existen cientos de herramientas digitales y virtuales para acelerar la colaboración: piensa en el suite de Google que te permite chatear o hacer textos, presentaciones y hojas de calculo colaborativas o en un plataforma interna de colaboración cy seguimiento de proyectos con chat incluido como Slack; por otro lado HelloSign permite obtener las firmas que necesita sin tener que imprimir, firmar y volver a escanear documentos Esto es ideal para organizaciones remotas que trabajan con trabajadores autónomos y contratados.
De hecho basta que hagas una búsqueda de tu necesidad de colaboración y el navegador te ofrecerá decenas de opciones gratuitas, de pago, de código abierto, basadas en la nube o implementadas en tus servidores. Ya no hay pretexto, el mundo se ha abierto y ya no dependemos de un espacio físico y fijo de trabajo. La colaboración a distancia está a tu alcance.
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