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Huddle Rooms: Los Espacios de Trabajo de Moda

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Las cosas están cambiando en las empresas, sobre todo aquellas que están recibiendo a los jóvenes millenials y  recién egresados, los cuales ya están tomando puestos directivos y creativos. Esta nueva camada de trabajadores son activos, enganchados a las redes sociales y sobra decir que nacieron en plena era digital. Así que muchas firmas están rediseñando sus pisos son tal de tener espacios abiertos, ambientes de colaboración y espacios para juntas rápidas.

Pero estos nuevos layouts de oficinas, no sólo responden a una moda, sino a estudios sociales y psicológicos para determinar que la gente quiere trabajar con la mayor cercanía y la máxima conectividad. A fin de cuentas, la tecnología ha venido a transformar a las compañías de todos los tamaños. La clave de todo está en la comunicación y en las herramientas de colaboración tecnológica

Ya en otros posts hablamos sobre los Huddle Rooms; Pequeños espacios para 3-4 personas que permiten juntas rápidas y que sin embargo tienen la infraestructura para soportar comunicación a distancia (audio y videoconferencia) y la colaboración entre los participantes de esa reunión.

¿Qué se requiere dentro de un huddle room? Pues técnicamente se requiere contar con un display, conectividad WiFi, hardware de colaboración multimedia y un pequeño pero robusto sistema audiovisual.

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Pero, ¿Por qué se está hablando tanto de los Huddle Rooms?

Conoce algunas algunas consideraciones que están haciendo de los huddle rooms, una tendencia en las organizaciones y corporativos.

1Son un espacio para exponer ideas y resultados "rápidos". Al modificar la forma de las oficinas, se ha dejado menos espacio para salas de juntas formales. Así que esas pequeñas reuniones entre los integrantes de un departamento que muchas veces surgen de imprevisto requieren un lugar para exponer ideas y resultados.

2. Fomentan la participación de los empleados. Las salas de juntas “grandes” muchas veces inhiben la participación de los empleados, sobre todo cuando la reunión es entre 2 o 3 personas. Existe un factor psicológico que frena la comunicación. Algunas personas “sienten” la presión de un espacio confinado pero este tipo de espacios más "reservados" fomentan a la participación del empleado. 

3. Son menos costosos. Los team-backs (esa micro-reunión famosa en el futbol americano) reducen costos a la hora de construir o remodelar oficinas. No existe la necesidad de tener salas cerradas que cuestan más y generan mayores costos de operación.

4. Son más eficientes. Los huddle rooms mejoran los resultados de una junta. De alguna manera los involucrados en la reunión saben que el intercambio debe ser breve. En las salas de junta “grandes”, la gente se toma las cosas con calma y muchas veces consumen el tiempo en tomar café y galletas, sobre todo cuando las juntas son de 5 o más personas.

5. Generan la participación y cercanía entre participantes. Está demostrado que en juntas “grandes” sólo hay dos o tres personas que hablan, los otros participantes se limitan a escuchar o muchas veces a hacer otras cosas que no tienen que ver con la reunión (navegar páginas web, revisar redes sociales, chatear). Esto es menos probable en un huddle room ya que la cercanía inhibe esas acciones de distracción.

6. Son de fácil uso y accesibilidad.  Los huddle spaces provocan cierta emoción ya que muchos empleados tienen acceso y control de tecnología que en salas grandes no les es permitido.

7. Estética y Funcionalidad. Los huddle rooms son lugares que estéticamente resultan limpios, ya que mucha de la conectividad se resuelve inalámbricamente (WiFi, AirPlay®) y las mesas de trabajo tienen estaciones con conexiones cableadas (HDMI, VGA) para llegar al display.

8. Fomentan la Responsabilidad. La gente es más cuidadosa de lo que hace en un Huddle Room ya que sus acciones están prácticamente a la vista de todos. Pocos ejecutivos se atreverían a comprometer la red, a visitar sitios XXX o a jugar en línea. Menos problemas para la gente de TI.

 

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Sistemas y Funcionalidad dentro de los Huddle Rooms

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Uno de los sistemas más interesantes que pueden funcionar en estos espacios es el llamado PinPoint™ Proximity Detection Beacon de Crestron, que son pequeños sensores que se conectan a una toma eléctrica estándar y se comunican con los dispositivos móviles cercanos. Con PinPoint™,  la app de Crestron instalada en cualquier smartphone, sabe que persona está en cada habitación y despliega sólo los controles para ese determinado espacio. Los ejecutivos en un edificio no tienen que navegar los menús y encontrar la habitación, de hecho el cuarto se despliega automáticamente. Cuando la gente trae su app abierta, un huddle room puede darle la bienvenida y desplegar en pantalla los recursos técnicos del espacio y una guía básica de uso. Por si fuera poco, con PinPoint™ de Crestron es posible encontrar los Huddle Rooms que están disponibles, al solo toque de un botón. Más fácil, imposible.

 

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Tags: tendencias tecnológicas,, Huddle Rooms,, tecnologia en corporativos,

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